Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) - Ablauf und Übergangszeitraum
Mindestens alle vier Jahre ist es wieder so weit: Dann prüfen die Träger der Rentenversicherung, ob Sie als Arbeitgeber Ihre Melde- und Beitragspflichten beim Gesamtsozialversicherungsbeitrag und bei den Umlagen ordnungsgemäß erfüllt haben. Dafür wurde ein Online-Verfahren eingeführt, das eigentlich verpflichtend ist - allerdings gibt es eine Übergangsfrist.
Die Rentenversicherungsträger prüfen regelmäßig, ob Betriebe ihre Melde- und Beitragspflichten korrekt erfüllen und ob sie die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz richtig gezahlt haben. Finden die RV-Träger dabei Fehler, kann es zu Nachzahlungsforderungen kommen. Im Jahr 2021 wurden im Rahmen von Betriebsprüfungen insgesamt rund 681 Millionen Euro an Gesamtsozialversicherungsbeiträgen nacherhoben.
Betriebsprüfungen bedeuteten bisher also einen hohen Aufwand an Papierunterlagen. Mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euPB) soll sich das ändern. Wir haben Antworten auf die wichtigsten Fragen zusammengestellt
Was ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)?
Die euBP wurde bereits zum 1. Januar 2023 eingeführt. Eigentlich ist sie schon jetzt verpflichtend - es gibt jedoch Übergangszeiträume. Die Idee des neuen Verfahrens: Durch die digitale Unterstützung soll sich für alle Beteiligten der Aufwand bei der Betriebsprüfung verringern. Denn die euBP kann im besten Fall die Prüfung von Unterlagen vor Ort überflüssig machen - im Gegensatz zur bisherigen Betriebsprüfung, bei der Prüferinnen und Prüfer vor Ort sein mussten.
Was ist im Übergangszeitraum geregelt und wie lange dauert er?
Am 28. Februar 2023 wurden die Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die euBP der DRV angepasst. Die neue Fassung gilt seit 1. Januar 2024.
Parallel dazu gelten die bisherigen Grundsätze in der Fassung vom 1. Januar 2023 für einen Übergangszeitraum weiter. Dieser endet am 31. Dezember 2024.
Für Arbeitgeber bedeutet das: Softwarehersteller haben die entsprechenden Anpassungen noch nicht zwingend bis zum 1. Januar 2024 umgesetzt. Die alten Regeln gelten bis Ende 2024 weiter.
Wie läuft die euBP ab?
Mit dem elektronischen Verfahren werden die prüfrelevanten Daten aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm an die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung (DRV) übermittelt. Die elektronisch bereitgestellten Unterlagen können dann durch die Betriebsprüfer virtuell geprüft werden. So kann ein Besuch vor Ort entfallen.
Welche Unterlagen sind notwendig?
Diese Unterlagen müssen bei der euBP übermittelt werden:
- Relevante Entgeltdaten aus der Entgeltbuchhaltung wie Stammdaten der Beschäftigten
- Inhalte der Beitragsnachweise
- Lohndaten der Beschäftigten
Wo finde ich die Grundsätze und die Verfahrensbeschreibung?
Alle Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung und die dazu gehörenden Anlagen (Datensatzbeschreibungen und Verfahrensbeschreibung) finden Sie auf der Seite der Deutschen Rentenversicherung - dort unter dem Punkt "Allgemeines - Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die euBP".
Wie geschützt/sicher ist das Verfahren?
Die prüfrelevanten Arbeitgeberdaten werden in einem gesicherten und zertifizierten Online-Verfahren, dem sogenannten eXTra-Verfahren, bereitgestellt. Dabei handelt es sich um ein einheitliches, XML-basiertes Transportverfahren, welches zum Beispiel bei der Sofortmeldung innerhalb der Sozialversicherung angewandt wird.
Wie wird das Ergebnis der Betriebsprüfung übermittelt?
Das Ergebnis der Betriebsprüfung kann dem Arbeitgeber auf Wunsch elektronisch zugestellt werden ( § 7 BVV - Beitragsverfahrensverordnung).
Möchte Sie den Prüfbescheid elektronisch haben? Dann geben Sie dies an, sobald Sie ihre Daten für die euBP übermitteln. Dafür willigen Sie in die Datenübertragung ein und hinterlegen ihre Mail-Adresse. An diese Mail-Adresse geht dann die Benachrichtigung, dass das Prüfergebnis abgerufen werden kann.
Denn sobald der Prüfbescheid über den Kommunikationsserver der Datenstelle der Rentenversicherung als PDF zum digitalen Abruf bereit ist, wird der Arbeitgeber darüber elektronisch benachrichtigt.
Wichtig: Drei Tage nach dieser Benachrichtigung gilt der Prüfbescheid als bekannt gegeben .
Wie müssen die Entgeltunterlagen geführt werden?
Die Entgeltunterlagen führen Arbeitgeber regelmäßig in elektronischer Form. Sofern Dokumente übermittelt werden sollen, die nicht direkt aus den Entgeltabrechnungsprogrammen stammen, muss sich der Arbeitgeber mit dem Rentenversicherungsträger abstimmen.
Bisher gab es Fragebögen zu bestimmten Themen - wie funktioniert das jetzt?
Bei jeder Betriebsprüfung werden bestimmte Sachverhalte abgefragt und dokumentiert (z. B. familienhafte Mitarbeit, Wertguthaben). Bisher geschieht dies per Fragebogen oder direkt bei der Prüfung vor Ort. Der Fragebogen wurde nun in die elektronische Betriebsprüfung integriert. Die Antworten des Arbeitgebers werden so mit den übrigen Daten elektronisch an die DRV übermittelt.
Wie sieht der Zeitplan zur Einführung der euBP aus?
Seit Januar 2024
Bis Ende 2024 ist das neue Verfahren der euBP freiwillig. Parallel dazu gilt das bisherige Verfahren weiter.
Ab Januar 2025
Ab dem 1. Januar 2025 wird das Verfahren verpflichtend. Das heißt, ab 2025 müssen Arbeitgeber ihre Daten elektronisch übermitteln.
Falls Sie die Daten aus der Finanzbuchhaltung ab 2025 nicht über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm übermitteln können: Dies ist auch über eine systemgeprüfte Schnittstelle oder ein systemgeprüftes Programmmodul aus einem Programm zur Finanzbuchhaltung möglich.
Bis Ende Dezember 2026: per Antrag Verzicht auf elektronische Übermittlung
Für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 kann auf die elektronische Übermittlung von Daten verzichtet werden. Dafür müssen Arbeitgeber einen Antrag stellen. Der Antrag erfolgt formlos und unter Angabe der Betriebsnummer bei dem Rentenversicherungsträger, der für die Betriebsprüfung zuständig ist.
Unser Tipp: Webinar-Mitschnitt "Gut vorbereitet durch die Betriebsprüfung"
Spätestens alle vier Jahre steht die nächste Betriebsprüfung an. Dabei wird insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und Meldungen zur Sozialversicherung kontrolliert. Auch die Unfallversicherung und Künstlersozialabgabe können Teil der Betriebsprüfung sein.
Wir haben dazu ein Webinar mit unserem Kooperationspartner HAUFE konzipiert. Eine Betriebsprüferin der Deutschen Rentenversicherung gibt einen Überblick über Ihre Rechte und Pflichten und hilft Ihnen, sich auf eine Betriebsprüfung richtig vorzubereiten. Außerdem gibt sie Tipps, wie Sie Einfluss auf den Ablauf und die Dauer der Betriebsprüfung nehmen können. Das Webinar haben wir aufgezeichnet. Sie können sich das Video jederzeit in unserer Mediathek ansehen. Das Video ist in Kapitel unterteilt, damit Sie die für Sie interessanten Themen direkt ansteuern können.
Webinar-Mitschnitt ansehen
Schauen Sie einfach mal rein. Das Video zur "Gut vorbereitet durch die Betriebsprüfung" finden Sie hier:
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Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der nächsten Betriebsprüfung!